GMS an der WIFI

Warum Digitalisierung an der Rezeption eine Schlüsselrolle spielt 

Die Rezeption ist die zentrale Schnittstelle des Hotelbetriebs – hier treffen Kommunikation, Organisation und Gästeservice aufeinander. Gleichzeitig stehen viele Häuser vor strukturellen Herausforderungen wie Personalmangel, hoher Arbeitsverdichtung und steigenden Erwartungen der Gäste.
Digitalisierung kann gerade im Front Office ein wirksamer Hebel sein, wenn sie mit klarer Zielsetzung und echtem Nutzen für Mitarbeiter und Gäste eingesetzt wird. Dieser Gedanke prägte alle Vorträge des Tages. 

Ein gemeinsamer Blick aus Vertrieb, Support und Produktmarketing 

Die drei GMS-Referenten – Markus Lengauer (Vertrieb), Marianna Monroy (Support) und Melanie Wester (Produktmarketing) – boten einen umfassenden Einblick in die digitale Rezeption von heute und morgen. 

Hotelsoftware Felix: Digitale Unterstützung im täglichen Betrieb 

Markus zeigte anhand unserer Hotelsoftware „Felix“, wie moderne Systeme Rezeptionisten entlasten. Der Fokus lag auf realen Situationen: effizienter Check-in, klare Informationsdarstellung und Automatisierung repetitiver Abläufe. Die Rückmeldungen der Teilnehmer waren sehr positiv. Besonders bewegten sie Fragen rund um die Balance zwischen Digitalisierung und persönlicher Gastfreundschaft. 

Support als Erfolgsfaktor in der Hotellerie 

Marianna präsentierte unser GMS-Supportmodell – ein Bereich, der in vielen Hotels unterschätzt wird. Sie zeigte, wie persönlicher Service, 20 Jahre Branchen-Erfahrung, ein 24/7 Inhouse-Support, Fernwartung und eine Systemstabilität von 99,95 % im reibungslosen Hotelbetrieb zusammenspielen.
Viele Teilnehmer betonten, wie wertvoll persönlicher Kontakt ist, besonders im Vergleich zu weniger individuellen, externen Supportstrukturen. 

KI in der Hotellerie: Unterstützung statt Ersatz 

Melanie zeigte anschließend, welche Rolle KI heute im Front Office spielt und wie sie Rezeptionisten im Alltag entlasten kann. KI übernimmt monotone und zeitintensive Aufgaben, schafft schnellere Abläufe und ermöglicht damit mehr Zeit für den persönlichen Gästekontakt. Gleichzeitig bleibt die menschliche Kompetenz zentral: Situatives Urteilsvermögen und echte Gastfreundschaft können nicht automatisiert werden. 

Anhand der GMS-Lösungen iButler und YUNA wurde sichtbar, wie KI sinnvoll eingesetzt werden kann – als digitale Assistenz, die Kommunikation beschleunigt, Informationen bereitstellt und das Team unterstützt. Der Kern war klar: KI stärkt die Rolle des Rezeptionisten, statt sie zu ersetzen, und steigert die Servicequalität dort, wo es wirklich zählt. 

Ein verantwortungsvoller Umgang mit KI bleibt dabei entscheidend, denn wie wir diese Technologien einsetzen, prägt die Zukunft der Hotellerie nachhaltig. 

Herausforderungen und Erwartungen: Erkenntnisse aus der Gruppenarbeit 

Die Teilnehmer arbeiteten gemeinsam an zwei Fragestellungen: 

1. Welche Herausforderungen bestehen aktuell an der Rezeption?
   Genannt wurden: hohe Arbeitsbelastung, Multitasking, anspruchsvolle Gäste, komplexe Reservierungen und die Rolle als zentrale Anlaufstelle für verschiedenste Anliegen. 

2. Was wird von der Digitalisierung erwartet?
   Der Tenor war eindeutig: Digitale Tools sollen entlasten, Prozesse vereinfachen und wertvolle Zeit für den Gast schaffen. Die Balance zwischen Effizienz und persönlichem Service wurde als zentraler Erfolgsfaktor hervorgehoben. 

Fazit: Digitalisierung stärkt Rezeptionisten wenn sie richtig eingesetzt wird 

Der Tag im WIFI hat klar gezeigt: 

• Digitalisierung bleibt ein zentraler Erfolgsfaktor in der Hotellerie. 

• Rezeptionisten wollen verstehen, wie Technik ihnen hilft und wo ihre Grenzen liegen. 

• Persönlicher Service bleibt das Herzstück des Berufs. 

• Software und KI bieten dort den größten Nutzen, wo sie Menschen unterstützen, nicht ersetzen. 

Für uns als GMS war die Offenheit, das ehrliche Feedback und die hohe Motivation der Teilnehmer ein wertvoller Beitrag zur Weiterentwicklung einer modernen, digital kompetenten Rezeption.